文件整理真的快要搞死我了阿~~

最近在處理公司帳款時，有時候真的覺很麻煩，因為有時候文件真的很多，要整理起來真的需要花很多時間，像我自己可能因為是會計吧！在某些事情上真的就有點龜毛，後來花了一點時間來盤點我的文件，也是想說之後交接給其他人可以對他們比較方便，我也把我這些方式也記錄起來好了～

因為有很多廠商和客戶的名單，要確認合作時，一定都會有電子合約來讓雙方線上簽名，簽名完畢後這些合約都需要歸檔，除了合約之外，後續也還會有一些資料要線上簽署，像是匯款同意書、公司資料登記書、資安同意書等等有的沒的。雖然都會放在同一個資料夾，但這些東西都是屬於一次性的，而且也很多，每次要找他們簽了什麼都很麻煩，所以我就先把可以歸類在一起的資料，用線上的PDF合併工具進行合併，讓多個PDF可以合併成一個檔案。這個工具網路上找就有很多，有些比較強大的除了合併之外，還可以刪除不要的頁面，還可以把頁面重新排自己想要的順序，真的非常方便。

再來當檔案很多時，所需要的空間就會很大，像我們電腦又不是說很好，雲端空間也有限，要怎麼把這些檔案變小，就是一個很重要的事情。如果只是一般的PDF文件壓縮，除了一開始在製作文件時，裡面如果有圖片，可以優先把圖片先用線上工具進行圖片壓縮，再放到文件裡面，不過當然壓縮過的圖片畫質有可能變差就是了。把圖片放到文件後，當文件完成並轉成PDF之後，一樣可以找線上的PDF壓縮工具，直接把PDF檔案壓縮，這樣容量就可以被大大節省，除了可以節省容量之外，在開啟檔案時，也會變得比較快速。

另外也想和大家分享的是，因為PDF無法編輯的特性，所以有些人如果要用PDF來做電子簽名時，可能會是一個困擾，有些PDF轉檔軟體可以把檔案轉成Word這種可以編輯的形式，但如果是免費的轉檔軟體，很有可能會讓整個版面跑版，而且要成功轉為正常的word也會比較困難，會有很多地方還是會是圖片的形式呈現，而沒有辦法達到可編輯的效果。不過當然也有一些付費的軟體在這部分可能就會做得比較好，它們通常不是透過轉成word，而是可以直接在pdf上做編輯，這樣子內容也會比較正確，也不需要擔心跑版的問題，甚至可以在上面增加文字備註、螢光筆等等。

當然如果只是要簽名，編輯的功能似乎又有點太過強大了，因為我們要給對方簽名，一定是希望他就乖乖簽名，其他地方都不可以有任何更動，其實現在也有公司有在做線上簽名的系統，甚至如果是比較在乎真實性、比較機密的資料，都會透過數位簽章的功能來進行文件簽署。數位簽章都會有自己的一套編碼，透過這套編碼，就可以知道文件是不是來自本人的簽名，以及文件是否有被竄改過。我覺得算是在疫情之下催生出來的一種產業吧哈哈哈

不知道大家在整理這些需要大家一起共用的文件時，有沒有各種小撇步，也可以分享給我～